O facylitacji, zadaniach facylitatora i technikach ułatwiających pracę z grupą

Wiesz już, w jaki sposób ludzie uczą się, co im w tym pomaga, a co przeszkadza, oraz w jaki sposób zaprojektować i przeprowadzić krótkie szkolenie lub spotkanie na wybrany temat. Teraz pora przyjrzeć się dokładnie zadaniom osoby prowadzącej – czyli facylitującej, a także technikom, którymi powinna posługiwać się w tym procesie.

Facylitacja – co to znaczy?

Facylitacja (ang. facilitation) oznacza wzajemne stymulowanie zachowań członków grupy – np. osób uczestniczących w spotkaniu czy szkoleniu. Facylitator czy facylitatorka to osoba, która takie zachowania obserwuje i pobudza, a także wspiera grupę w dochodzeniu do celu. Facylitator odpowiada więc za przebieg spotkania, jednocześnie prowadzi grupę i podąża za nią. Co ważne – pozostaje bezstronny wobec osób w grupie i wypowiadanych przez nie opinii.

Cechy dobrego facylitatora

  • neutralność i bezstronność (względem osób i treści);
  • umiejętność słuchania innych;
  • zdolność zadania odpowiednich pytań w odpowiednim momencie;
  • dbanie o równowagę między celami, procesem i ludźmi;
  • akceptowanie wszystkich uczestników;
  • stwarzanie sprzyjającej, otwartej atmosfery;
  • umiejętność wykorzystania potencjału wszystkich uczestników;
  • dbanie o relacje między ludźmi;
  • bycie otwartym na problemy.

3.5.1      Jak zacząć?

 

Jeśli po tym krótkim wstępie facylitacja wydaje Ci się czymś trudnym i skomplikowanym, mamy dla ciebie dobrą wiadomość. Prawdopodobnie bardzo wiele zadań facyltatora potrafisz już wykonywać, nawet nie zdając sobie z tego sprawy – wystarczy nieraz zwykła ciekawość świata, życzliwość wobec ludzi i uważność na to, co mówią i czego potrzebują. To niezwykle istotny potencjał, na którym warto budować facylitacyjne kompetencje. Za chwilę podpowiemy Ci, na co jeszcze warto zwrócić uwagę i przekażemy wskazówki dotyczące Twoich przyszłych – jako facylitatora – zadań.

 

Trójkąt facylitacyjny

Gdy będziesz facylitować szkolenia czy spotkanie, pamiętaj, żeby zwracać uwagę na trzy aspekty: cel spotkania, proces oraz poszczególne osoby.

1.   Cel Twojego spotkania / szkolenia

Twoim zadaniem jest czuwanie nad tym, aby został on zrealizowany.

Przede wszystkim spraw, żeby uczestnicy mieli jasność co do zadania / celu, spotkania czy szkolenia. Poinformuj ich o tym jeszcze przed spotkaniem (np. gdy będziesz wysyłać zaproszenia), przypomnij cel także zaraz po rozpoczęciu spotkania. To jednak nie wszystko. Może się przecież zdarzyć, że choć cel został na początku jasno zdefiniowany, w trakcie spotkania uczestnicy odbiegają od tematu, podejmują inne, ważne dla nich wątki i zawzięcie o nich dyskutują. W takich sytuacjach sprowadzaj spotkanie na właściwe tory – przypominaj o celu, porządkuj dyskusję, skupiaj energię i pomysły uczestników na tych tematach, które przybliżą Was do realizacji zadania. Gdy to konieczne – zaproponuj odłożenie dodatkowych (nawet istotnych) tematów czy spraw i zajęcie się nimi na innym spotkaniu czy szkoleniu. Jednocześnie pokazuj, jak wiele udało się już zrobić i na jakim etapie znajduje się grupa. Te wszystkie sposoby sprawią, że ludzie będą widzieli sens wspólnej pracy, a gdy spotkanie się zakończy – będą zadowoleni, że udało im się zrealizować zadanie.

2.   Proces

Proces to wszystko, co podczas Twojego spotkania i szkolenia dzieje się między ludźmi.

Wyobraź sobie przez chwilę efektywne spotkanie lub szkolenie, gdzie zadanie zostało wykonane zgodnie z planem, ale… przez cały czas panowała napięta atmosfera, jedni zabierali głos częściej, inni rzadziej, dwóch uczestników przerzucało się złośliwymi uwagami, ktoś ciągle przeszkadzał i krytykował pozostałe osoby… I choć udało się – choć zapewne z trudem – osiągnąć cel, to uczestnicy pewnie nie będą miło wspominali spędzonego wspólnie czasu i następnym razem szerokim łukiem ominą proponowane przez Ciebie spotkania. Co więc należy zrobić, aby uniknąć takiej sytuacji? Dobry facylitator – poza tym, że zwraca uwagę na realizację celu szkolenia – uważnie przygląda się i reaguje na to, co wydarza się pomiędzy jego uczestnikami. Przede wszystkim dba o ich poczucie bezpieczeństwa i buduje zaufanie – zarówno do sobie (jako facylitatora), jak i wobec pozostałych osób. Na początku spotkania umożliwia wzajemne poznanie się uczestników, jasno przedstawia cel i temat szkolenia, dopytuje o oczekiwania osób biorących w nim udział, wspólnie z grupą ustala zasady pracy. Następnie stosuje takie formy pracy w grupie, które pozwalają na wzmocnienie wzajemnego zaufania i relacji miedzy uczestnikami: zaprasza do rozmów w parach czy pracy w podgrupach, a gdy widzi, że uczestnicy są na to gotowi – zachęca do wypowiadania się na forum. Umiejętnie mobilizuje (nie przymusza!) do zabrania głosu poszczególne osoby, pamięta też o ćwiczeniach integracyjnych i tzw. ice-breakerach . Przez cały czas uważnie obserwuje uczestników i interakcje, jakie między nimi zachodzą, a w razie potrzeby – interweniuje. Np. jeśli zbyt wiele osób mówi jednocześnie – udziela poszczególnym uczestnikom głosu. Jeśli w grupie znajduje się osoba o bardzo wyrazistych poglądach, która stara się narzucić je innym – facylitator sprawdza, co na ten temat sądzą pozostali. Gdy uczestnik spotkania nie potrafi jasno wyrazić swoich myśli lub opinii – parafrazuje jego wypowiedzi. I oczywiście zadaje jak najwięcej pytań – głównie otwartych, a więc takich, które pozwalają na swobodną wypowiedź uczestników spotkania.

3.  Poszczególne osoby

Prowadząc szkolenie musisz patrzeć na uczestników nie tylko, jak na pewną zbiorowość (grupę), ale również dostrzegać poszczególne osoby.

Tym razem przypomnij sobie mrowisko. Zwykle patrzymy na nie z pewnej odległości, w efekcie widzimy więc masę małych punkcików, które nieustannie poruszają się. Nie dostrzegamy za to poszczególnych mrówek, a przecież wystarczy chwila skupienia i uważności, żeby przekonać się, że każda z nich podąża w sobie tylko znanym kierunku. Podobnie może się zdarzyć na szkoleniu – możemy tak bardzo skupić się na relacjach, jakie zachodzą między ludźmi i grupie, jako pewnej zbiorowości, że zaczną nam umykać detale dotyczące poszczególnych osób. A przecież ktoś może być zmęczony. Zniecierpliwiony. Zmarznięty. Niezadowolony. Przykłady można tu mnożyć. Oczywiście, dobra wiadomość jest taka, że po pewnym czasie takie indywidualne potrzeby czy zachowania przełożą się na relacje między ludźmi i będzie je łatwiej dostrzec (np. ktoś, komu zimno, wreszcie powie o tym głośno; osoba niezadowolona – skrytykuje Twoją wypowiedź albo innego uczestnika szkolenia). Cała sztuka polega jednak na tym, żeby zauważyć to wcześniej – i w rezultacie adekwatnie do sytuacji zareagować (np. zapytać, czy zmniejszyć klimatyzację w sali, dopytać, czy coś, co właśnie mówisz, budzi jakieś wątpliwości). Pomoże Ci z tym uważne obserwowanie poszczególnych uczestników szkolenia i zwracanie uwagi nie tylko na to, co mówią – ale również na ich mowę ciała. To, w jaki sposób siedzimy na krześle, jaki mamy wyraz twarzy, czy i jak gestykulujemy – mówi o nas bardzo wiele. I co ważne – mówi zwykle prawdę, ponieważ język ciała niezwykle trudno kontrolować. Pamiętaj więc – mowa ciała może stać się Twoim sprzymierzeńcem!

Pamiętaj, że każdy z wyżej wymienionych aspektów jest równie ważny – spotkanie czy szkolenie będzie udane jedynie wówczas, gdy jako facylitator każdemu z nim poświęcisz odpowiednią (a najlepiej równą) uwagę.

Pomóc może Ci w tym Twoje własne pozytywne nastawienie do szkolenia i pracy z grupą, energia, zaangażowanie, a także elastyczność. Myśl o wspólnej jak o ciekawej podróży lub wycieczce. Takiej gdzie Ty – jako facylitator – wiesz, dokąd wspólnie macie dość i co może czekać Was po drodze. Ale to uczestnicy dostrzegają podczas tej podróży całkiem nowe, czasem wręcz zaskakujące dla Ciebie rzeczy, zdarza się też, że zbaczają z wyznaczonych przez Ciebie ścieżek, a jeśli tylko nie oddala Was to od osiągnięcia celu – z ciekawością możesz za nimi podążać!

Techniki facylitacyjne

Znasz już zadania facylitatora – za chwilę poznasz techniki facylitacyjne, które ułatwią Ci prowadzenie spotkania czy szkolenia. Każda z nich będzie przydatna, choć będziesz stosować je z różną częstotliwością – pamiętaj, dobór technik będzie uzależniony przede wszystkim od potrzeb Twojej grupy.

1.   Zadawanie pytań

 Pytania to najważniejsze narzędzie w rękach facylitatora. Pozwalają zdobyć informacje, pomagają we wzajemnym zrozumieniu, umożliwiają poszukiwanie rozwiązań.

Kiedy zadajemy pytania?

Na każdym etapie pracy z grupą.

W jakim celu?

  • Żeby zdobyć informacje.
  • Żeby wyjaśnić wątpliwości i nieporozumienia.
  • Żeby zachęcić uczestników do szukania rozwiązań.
  • Żeby przeanalizować możliwe wyjaśnienia i propozycje rozwiązań..
Jak?

Zadawaj pytania dostosowane do konkretnego celu. Stosuj przede wszystkim pytania otwarte zaczynające się od słów: co? kto? po co? kiedy? dlaczego? jak? Wykorzystanie pytań otwartych można porównać do łowienia ryb – za pomocą sieci usiłujesz złowić dużą liczbę gatunków ryb. Innymi słowy – używając pytań otwartych, zbierasz dużo różnych informacji. Skłaniasz również rozmówcę do myślenia i zachęcasz do współpracy.

Znacznie rzadziej – zwykle w sytuacji, gdy potrzebujesz precyzyjnej informacji lub chcesz zakończyć jakiś wątek – stosuj pytania zamknięte. Czyli takie, które zaczynające się od słowa „czy” i prowadzące do odpowiedzi „tak”, „nie”, „nie wiem”. W tym wypadku również można posłużyć się metaforą łowienia ryb – tym razem jednak zadawanie pytań przypomina używanie wędki. Za jej pomocą strasz się złapać jedną rybę – czyli uzyskać bardzo precyzyjną odpowiedź na Twoje konkretne pytanie.

2.   Parafraza

Parafraza to powtórzenie tego, co zrozumieliśmy z wypowiedzi rozmówcy. Nie powinna zawierać interpretacji ani podsumować rozwiązania problemu. Powinna zawierać tylko to, co zostało powiedziane. Kiedy korzystasz z parafrazy, nie oceniaj i w żaden sposób nie wartościuj wypowiedzi rozmówcy.

Kiedy używamy parafrazy?

 

  • Aby pokazać, że słuchasz, jesteś uważny i koncentrujesz się na wypowiedzi uczestnika.
  • Aby sprawdzić, czy dobrze rozumiesz jego intencje (jeśli zrozumiałeś inaczej, rozmówca ma szansę jaśniej przedstawić swoją myśl).
  • Aby uporządkować treść rozmowy i skupić uwagę na poruszanych kwestiach.
  • Aby podkreślić zainteresowanie i zrozumienie dla uczestnika oraz zachęcić go do dalszej wypowiedzi.
  • Aby uczynić jego wypowiedź lepiej zrozumiałą dla grupy.
Jak?

Powtórz własnymi słowami to, co zrozumiałeś z wypowiedzi uczestnika. Powiedz na przykład: Jeśli dobrze zrozumiałem…, Mówiąc…masz na myśli…, Rozumiem, że pytasz o….

 

Stosuj parafrazę wtedy, kiedy nie do końca rozumiesz wypowiedź uczestnika i nie są dla Ciebie jasne jego intencje. Używaj jej również w sytuacji, gdy masz poczucie, że nie wszyscy uczestnicy usłyszeli lub zrozumieli wypowiedź jednej z osób.

  1. Potwierdzanie

Potwierdzanie ma na celu pokazanie, że słuchasz z zainteresowaniem i chcesz, żeby uczestnik kontynuował wypowiedź.

Kiedy używamy potwierdzenia?
  • Na początku spotkania
  • Kiedy milcząca wcześniej osoba zabrała głos
W jakim celu?
  • Żeby zachęcić mniej aktywne osoby do większego zaangażowania
  • Żeby okazać swoje zainteresowanie.
Jak?

Wyraź swoje zainteresowanie poprzez sygnały niewerbalne: potakiwanie głową, pochylenie się w kierunku mówiącego, kontakt wzrokowy, uśmiechanie się. Zadbaj również o potwierdzenia słowne – zarówno krótkie (aha, tak – tak, rozumiem), jak i bardziej rozbudowane (Czy masz ochotę powiedzieć cos więcej?).

4.   Równoważenie

Równoważenie polega na zachęceniu osób, które jeszcze nic nie powiedziały, bądź powiedziały bardzo mało, do zabrania głosu, wyrażenia ich opinii i pomysłów. Używając tej techniki dajesz jasny sygnał, że wszystkie opinie w grupie są równie istotne i każdy ma prawo je wyrazić.

Kiedy użyć równoważenia?

  • Na początku, gdy nie wszyscy czują się pewnie.
  • Zawsze, gdy dyskusja staje się zdominowana przez małą grupę ludzi.
Jak?
Powiedz: Znamy już stanowiska dwójki z nas. Kto zaproponuje inny punkt widzenia na to zagadnienie? Co inni myślą o tym, co właśnie powiedział Piotr? Wysłuchaliśmy argumentów Anny i Dominika, kto ma odmienne zdanie?
5.   Udzielanie głosu

Udzielanie głosu to procedura mająca na celu uporządkowanie dyskusji.

Kiedy udzielić głosu?

Gdy w grupie panuje chaos i każdy próbuje mówić w tym samym czasie.

Jak?

Krok 1: Proszę, żeby wszyscy, którzy chcą coś powiedzieć podnieśli, rękę.

Krok 2: Widzę, że cztery osoby chcą się wypowiedzieć: Anna, Lucyna, Jerzy i Adam. Kolejność wypowiedzi wygląda tak: najpierw Anna, potem Lucyna, potem Jerzy i Adam.

Krok 3: (Gdy Anna skończy) Lucyna, teraz twoja kolej.

Krok 4: (Gdy ostatnia osoba się wypowie) Czy ktoś chciałby coś jeszcze dodać?

6.   Podsumowanie

Podsumowywanie polega na ponownym zaprezentowaniu najważniejszych zagadnień, przemyśleń, pomysłów i emocji, jakie pojawiły się w konkretnym etapie pracy grupowej.

Kiedy podsumowywać?
  • Na końcu konkretnego etapu pracy grupowej.
  • Na końcu pracy z grupą.
W jakim celu?
  • Żeby zebrać najważniejsze fakty i potwierdzić ich zrozumienie.
  • Żeby pokazać postęp, jaki został osiągnięty i zachęcić do dalszej pracy.
  • Żeby się upewnić, że wszystkie kwestie danej części zostały przedyskutowane i omówione i możemy przejść do następnej części.
Jak?

Przedstaw najbardziej istotne kwestie, które zostały poruszone. Dopytaj, czy powiedziałeś o wszystkich ważnych sprawach. Na przykład: Wygląda na to, że podstawowe opinie, jakie zostały tu wyrażone, to…, Sądzę, że najważniejsze kwestie, które do tej pory omówiliśmy, to…, czy o czymś zapomniałem?