3.2.1 Colectează informații
Încearcă să colectezi cât mai multe informații posibile despre participanții care vor veni la workshop. Cu cât mai multe informații ai, cu atât îți va fi mai ușor să concepi un workshop potrivit pe nevoile grupului și cu atât mai mulțumit va fi grupul.
Posibile întrebări pe care le poți pune participanților/ Posibile informații pe care ar trebui să le aduni înainte de workshop:
- Care este vârsta participanților?
- Care este structura de gen a grupului?
- Participanții se știu între ei sau se vor întâlni pentru prima oară?
- Sunt în grup persoane cu nevoi speciale?
- Dacă vei susține workshopul la o școală, întreabă despre atmosfera din grup. Sunt bine integrați copiii sau nu?
- Încearcă să afli dacă vreunul dintre participanți a mai fost la un workshop similar înainte
- Dacă trainingul este organizat de o instituție/organizație (o școală, organizație non-guvernamentală) care te invită ca trainer, este util să afli: cum au recrutat participanții (dacă au fost nominalizați de cineva sau s-au oferit să participe), ce știu participanții despre training de la organizator, dacă sunt dispuși să efectueze un task după training (de exemplu, să informeze alți oameni din organizație despre ce s-a discutat la training).
3.2.2 Proiectarea workshopului
Definește tema workshopului
Indiferent dacă definești tema workshopului pe cont propriu sau dacă cineva te-a rugat să ții un workshop pe o temă aleasă, nu uita următoarele lucruri:
Organizează workshopul doar pe o temă care ți se pare interesantă și ai suficiente cunoștințe despre aceasta. Fii stăpân pe tema pe care vrei să o prezinți. De ce?
- Nivelul de încredere ne influențează abilitățile de comunicare non-verbală. Putem să controlăm ceea ce spunem, însă e foarte dificil să ne controlăm limbajul corporal, mai ales atunci când nu suntem experimentați ca și prezentatori.
- Pot să apară și situații mai dificile, prin îndoieli sau întrebări din partea participanț Așadar, este important ca atitudinea pe care o ai să fie în concordanță cu ceea ce spui pe perioada workshopului.
Susține workshopul pe teme pe care ești pregătit/ă. În timpul workshopului tu ar trebui să fii expertul. Dă-ți timp să te pregătești prin citirea de publicații și/sau cărți, căutarea pe internet a acelei teme. Asigură-te că știi pe de rost ce vrei să faci și să spui. Dacă nu ești sigur/sigură de ceea ce vrei să îi înveți pe ceilalți sau dacă folosești notițe tot timpul, îți vei pierde credibilitatea în fața participanților.
Definește scopul
Pentru a restrânge tema și a putea defini titlul și conținutul workshopului trebuie mai întâi să definim scopul workshopului. Scopurile sunt descrierea rezultatelor, pe care vrem să le obținem în urma workshopului. Ele sunt descrierea a ceea ce participanții workshopului trebuie să știe și să poată face după workshop.
Sunt trei întrebări principale pe care ar trebui sa ți le pui înainte de începerea pregătirii pentru workshop:
- De ce? – De ce nevoie de acest training? Ce își propune să obțină? Care este scopul lui? Pentru cine este?
- Ce? – Ce conținut trebuie să aibă ca să te asiguri că trainingul realizează ceea ce își propune?
- Cum? – Care sunt cele mai bune metode pentru a susține trainingul?
Pentru a răspunde la toate cele trei întrebări trebuie:
- Să cunoști informații despre oamenii care vor veni la training și despre nevoile lor. Pe lângă asta, încearcă să găsești răspunsuri la întrebările de mai sus, care ar trebui să te ajute să îți definești mai bine cine sunt. Poți să îi întrebi pe ei înainte de workshop:
- De ce au nevoie/vor să participe la acest training?
- Ce așteptări au de la training?
- Ce știu deja legat de subiectul workshopului?
- Ce vor să facă cu ce vor învață în urmă trainingului?
- Să definește ce vrei să creadă și să simtă la finalul workshopului
Acest lucru este important deoarece oamenii trebuie să aibă atitudinea potrivită pentru a învăța ceva, trebuie să fie deschiși și să vadă beneficiile pe care le pot obține. Trebuie, de asemenea, să își dorească să implementeze ce au învățat, altminteri nimic nu se va schimba.
- Bazându-te pe informațiile pe care le obții, trebuie să notezi obiectivele învățării și lucrurile pe care vrei să le acoperi prin susținerea workshopului.
Obiectivele de învățare pentru un workshop acoperă ceea ce vrei ca oamenii să poată face la finalul lui.
Definirea obiectivelor învățării te va ajuta să îți definești conținutul workshopului. Te va ajuta să decizi asupra a ce să lași și ce să scoți, în ceea ce privește activitățile workshopului. Obiectivele trebuie să fie în legătură cu nevoile pe care le au oamenii. De ce au nevoie de training și ce își propune trainingul să realizeze? Ar trebui să descrii obiectivele în detaliu, cu precizie, în mod măsurabil.
Exemplu: Workshop despre voluntariat
Obiectiv general:
Participanții vor învața ce este voluntariatul și în ce fel de activități de voluntariat se pot implica.
Restrânge obiectivul:
- Crearea unei definiții despre ce înseamnă
- Identificarea a șase tipuri de activități de voluntariat
- Identificarea unui tip de activitate de voluntariat care li se potrivește cel mai bine.
Rezultatele învățării se referă la partea de „gândire și simțire” a proiectării unui workshop. Așa cum am menționat adineaori, fără atitudinea potrivită, procesul de învățare nu are loc sau, dacă se petrece, nu se va întâmpla în felul în care ți-ai dori.
Dar cum să plănuiești felul în care oamenii se simt în timpul workshopului și după activitățile acestuia?
Gândește-te la cum s-ar putea simți, cel mai probabil, oamenii la începutul workshopului. Cât de interesați ar putea să fie și cât de energici și entuziaști? Acum gândește-te la cum ai vrea tu să se simtă. Ai vrea să fie motivați să învețe și să pună în practică ceea ce învață, să se simtă încrezători în abilitățile lor și să se sprijine unul pe altul?
- Bazându-te pe felul în care vrei să se simtă participanții, alege conținutul potrivit pentru workshop.
De exemplu, dacă vrei ca participanții să formeze legături între ei și să se sprjine unul pe altul și după workshop, când vor lucra poate pe grupuri, ca să împărtășească mai departe cunoștințele obținute, ajută-i să se cunoască între ei, pune-i să lucreze în echipe, ca să trăiască succesul împreună.
Începe să lucrezi pentru conținutul și metodologia de training doar după ce ai în detaliu obiectivele de învățare ale acestuia și rezultatele pe care ai dori să le obții ca și impact asupra participanților în urma acestui workshop.
3.2.3 Șapte sfaturi ca să proiectezi un workshop
- Amintește-ți să colectezi informații despre participanți: câți oameni vor participa la workshop? Care sunt așteptările și nevoile lor? Ce știu deja despre subiectul workshopului?
- Include exerciții, jocuri și alte activități stimulative. Amintește-ți, workshopul nu este o prelegere!
- Gândește-te cu atenție cât timp ai pentru fiecare activitate. Nu fii prea ambițios pentru că nu îți va ajunge timpul!
- Oferă suficient timp pentru discuții după fiecare exercițiu sau activitate. Amintește-ți, în timpul workshopului oamenii își exprimă emoțiile, așa că trebuie să fie suficient timp pentru a le asculta / surprinde.
- Amintește-ți să oferi feedback. Este apreciat mai ales de cei tineri. Asigură-te și că participanții își pot oferi feedback pozitiv între ei.
- Plănuiește activitățile în ordinea potrivită. Mergi de la conținutul mai accesibil înspre cel mai dificil sau riscant.
- Fii flexibil! Gândește-te la ce conținut poți renunța în cazul în care nu îți mai ajunge timpul. Mai mult, plănuiește 1-2 activități pentru cazul în care grupul lucrează mai repede decât te-ai fi aș
3.2.4 Pregătiri practice
Pentru a face workshopul mai plăcut pentru participanți, ține minte următoarele lucruri practice:
- Spațiul unde se organizează workshopul ar trebui să fie confortabil, cu multă lumina naturală, cu o circulație bună a aerului și o temperatură potrivită. Spațiul ar trebui să fie proiectat astfel încât să încurajeze participarea. A da mesele la o parte și a aranja scaunele sub formă circulară transmite faptul că nu există o ierarhizare în grup și permite tuturor să se vadă.
- Verifică toate echipamentele și materialele care vor fi folosite de tine sau de către participanț Echipamentul care nu funcționează bine poate să fie foarte deranjant și, așadar, să influențeze negativ desfășurarea workshopului. Asigură-te și că ai suficiente materiale de training pentru toată lumea și că nimeni nu trebuie să aștepte la rând pentru a folosi diferite materiale sau echipamente.
- Dacă workshopul durează mai mult de câteva ore, asigură-te că ai gustări și băuturi pentru grup sau informează-i în avans să își aducă ceva de acasă. Atunci când comanzi gustări ține cont de chestiuni de etică, de religie / cultură, precum și de alergii. O pauză de cafea și ceai încetinește mersul unui workshop, așa că dacă îți dorești ca workshopul să fie scurt și participanții să rămână concentrați pe activități, pregătește niște pahare și apă care să fie accesibile participanților în timpul workshopului.
- Dacă workshopul este mai lung, plănuiește pauzele în consecință, deoarece oamenii nu pot să învețe în mod eficient atunci când sunt obosiți, însetați, înfometați sau trebuie să tot părăsească sala pentru a merge la toaletă.
- Analizează bine timpul de care ai nevoie pentru workshop. Asigură-te că poți termina în timp, nu lăsa oamenii să plece în fugă. Plănuiește toate activitățile importante pentru începutul trainingului.
3.2.5 Pregătirea ta înainte de training
Este normal să ai emoții înaintea și în timpul workshopului și niște adrenalină poate să fie chiar benefică pentru a te menține concentrat pe sarcină. Totuși, e important să te simți încrezător, pentru că sentimentele influențează limbajul non-verbal, și în consecință, felul în care ești perceput de către participanți.
Fii pregătit și anticipează. Primul și cel mai important pas este să pregătești workshopul bine, astfel încât să fii mulțumit de el. Asigură-te că ești pregătit pentru lucruri care ar putea să meargă prost, că ai niște activități suplimentare în minte pe care le-ai putea adauga în cazul în care îți mai rămâne timp, și că știi la ce poți renunța, dacă ești în criză de timp. Exersarea workshopului în față unor prieteni poate să ajute mult sau poți exersa singur doar părțile principale ale workshopului (introducerea, prezentarea, activitățile mai complicate sau alte secțiuni importante).
Relaxează-te. Fă niște exerciții de respirație. Dacă simți că ai emoții, respiră adânc și simte cum picioarele îți ating podeaua / pământul. Înaintea workshopului fă orice altceva te ajută să te relaxezi, de exemplu, poți asculta muzică.
Acceptă faptul că vei face greșeli. Atunci când faci greșeli și reflectezi asupra lor devii un trainer mai bun. Fii conștient și de faptul că participanții nu își vor da seama de majoritatea greșelilor pe care le faci. Să fii încrezător nu înseamnă că trebuie să fii perfect.